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製品 Q&A : 筆まめおつきあい帳3

Question

同窓会・会合・イベントの出欠を管理するには?

文書番号 ot030504 | 更新日 2011年 9月 2日

Answer

同窓会や会合などの「出欠確認」が必要なイベントのはがきの出受から、イベント当日の出欠確認を管理することができます。
ここでは入力したすべてのおつきあい分類(イベントの種類)が画面に表示されるので、絞り込んで表示させる場合には、「記録帳を検索するには?」をご覧ください。

ここでは、例として同窓会参加者への往復はがきの出受管理からイベント当日の出欠管理を記録する手順をご案内します。

  1. 参加者へ往復はがきを出したことを記録する
  2. 参加者から返信はがきを受け取ったことを記録する
  3. 一覧表を出力する
  4. 出欠状況をおつきあい帳に記録する

1参加者へ往復はがきを出したことを記録する

1

ガイドメニューの「記録帳」タブをクリックし(1)、記録帳画面を表示させます。
「出欠管理」タブをクリックします(2)

[対象者]ボタンをクリックし、同窓会参会者を選択します

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2

「出欠確認」画面が表示されます。
ガイドメニューより「複数の記録を一括作成」ボタンをクリックします。

ガイドメニューより[複数の記録を一括作成]ボタンをクリックします

  

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3

対象者が「複数」であることを確認し(1)、左側の欄より対象者をキーボードの「Ctrl」キーを押した状態でクリックして複数選択します(2)。選択したら「追加」ボタンをクリックします(3)

同窓会参会者を選択します

  

参考

対象者の追加や新規登録について詳しくは、「予定を入力するには?」の操作手順4以降をご覧ください。

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4

「おつきあい分類」欄より分類を選択し(1)、「OK」ボタンをクリックします(2)

対象者がすべて右の欄に移動したら、[OK]ボタンをクリックします

  

参考

「おつきあい分類」リストに該当するものがない場合は、直接手入力するとリストに追加されます。

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5

入力したデータは上の一覧表に即時反映されます。
「出/受」欄で案内状を出した対象者の「出」にチェックマークを付けます。

案内状を出した対象者の[出]にチェックマークを付けます。

  

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2参加者から返信はがきを受け取ったことを記録する

6

返信はがきを受け取った対象者を上の一覧表から選択し、「出/受」項目の「受」にチェックマークを付けます。

[出/受]項目の[受け取った]にチェックマークを付けます

  

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3一覧表を出力する

7

ガイドメニューの「一覧表印刷」ボタンをクリックします。

[一覧表印刷]ボタンをクリック

  

参考

おつきあい分類が複数表示されている場合は、「記録帳を検索するには?」をご参考いただき、分類を絞って表示してください。

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8

「記録帳印刷」画面が表示されます。
「印刷開始」ボタンをクリックすると記録帳の一覧が印刷されます。
[[印刷開始]ボタンをクリックすると記録帳の一覧が印刷されます

一覧表のプレビュー画面

一覧表のプレビュー画面

  

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4出欠状況をおつきあい帳に記録する

9

「出欠管理」画面を表示させます。
一覧表の「出席/欠席」欄のチェックボックスにチェックマークをつけ、出欠の状況を記録します。

[一覧表印刷]ボタンをクリック

  

参考

記録帳で付けた「出欠管理」の記録は、住所録の「おつきあい情報」にも反映されます。「住所録」タブをクリックし、「おつきあい情報」タブより「出欠管理」タブをクリックします。

[一覧表印刷]ボタンをクリック

以上の操作で、イベントなどの出欠の記録・確認をすることができます。

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参照

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