1.開催前の準備【時期：6か月～3か月前】

同窓会開催を決めたら、まずは以下3つのことを決めましょう。

• ●幹事（できれば1クラスにつき、男女1名ずつ）
• ●開催日時
• ●会場

◆幹事について

幹事は、当時の生徒会長や人気の高かった人、母校で教員となった人などを入れると人が集まりやすいです。人を多く集めたい場合は、当時のグループで偏らないように複数人で幹事をメンバーにすると良いでしょう。
会計係も必須！金銭トラブルを避けるために、お金の管理はしっかり行ってください。
幹事同士の連絡には、LINEやメーリングリスト、SNSなどを活用するとスムーズに進みます。また、準備期間中に幹事同士で顔合わせをするとモチベーションが上がり、同窓会の成功率が上がります！
久しぶりの顔ぶれを見ると、懐かしさで同窓会への意欲がぐっと高まるんです。

◆開催日について

開催日は、なるべく6か月～4か月前までに決定しましょう。
また、以下のことに気を付けると参加率が上がります。

• ●連休を避ける！（旅行や帰省などの予定が入る場合があります）
• ●平日を避ける！（参加者の職業に合わせ、平日開催の場合もあります）
• ●大安や友引を避ける！（親族や友人の結婚式と重なる場合があります）

開催日が決まれば、あとはどんどん準備を進めていくだけ！次は、会場を決めましょう。

◆会場について

会場も、なるべく6か月～4か月前までに決定しましょう。
大規模に人を集める場合はホテルで立食形式、小規模であればレストランで着席形式でも良いでしょう。同窓生の働くお店でも、和やかに寛げそうでいいですね。会場はいくつかピックアップし、実際に見学に行きましょう。ネットの情報だけでは、イメージと違っていたり、見に行かないとわからない設備がある場合もあります。費用・参加人数・演出によって、ベストな会場を選びましょう。
参加者の直前のキャンセルにも対応してもらえるよう、前もって交渉することもポイントです。

2.名簿作成と案内状発送【時期：3か月～2か月前】

携帯電話やスマホ、PCなどを使った呼びかけと合わせて、往復はがきでの案内状を送るとより情報が行きわたります。
案内状発送の前に、まずは名簿作り。なるべく多くの同窓生の連絡先を把握し、１人でも多くの旧友が同窓会をきっかけに再会できるようにしたいですね。

名簿をまとめるには、住所録ソフトの『筆まめ』がおすすめです。おすすめのポイントは以下の3点。

• ●かんたんに名簿用の一覧表示・印刷ができる
• ●出欠管理ができる
• ●旧字体や異字体も正しい漢字を表示できる

また、同窓会のあともずっと住所録データを残せるので、お礼状印刷や年賀状印刷、その他様々なシーンで活用できます。

名簿ができたら、案内状を送付しましょう。
案内状は、返事をもらいやすくする工夫も必要ですが、大切にしたいのは、「懐かしいなあ、会いたいな」と思ってもらえること。
これは同窓会の成功に関わってくる要素と言っても過言ではありません。
案内状（往復はがき）作成には、『筆まめ』がおすすめです。豊富なテンプレートと定型文章で、案内に従って進むとあっという間に往復はがきが出来上がります。更に、手書きでメッセージを添えると気持ちが伝わるでしょう。
出欠の返信の締切日は、1か月～3週間前までが目安です。
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同級生だけではなく在学中お世話になった先生方にもお声掛けして招待状をお送りしましょう。
先生をお呼びすることで、同窓生の参加率も上がり、また先生方も喜んでくださることが多いです。招待状を発送する際は、電話でも連絡をすると良いでしょう。招待状には会費の記載を省き、先生の飲食代は同窓生から集めた会費でまかなうよう調整しましょう。

3.出欠の確認と管理【時期：1か月～3週間前】

同窓会の出欠返信の締切数日前に、一度リマインドとしてSNSや電話、メールなどで連絡するといいでしょう。
その際、すでに参加予定の人数や名前を伝えると「誰々が行くなら自分も…」と参加してくれる人も出てきます。
集まった出欠情報は、名簿で一元管理し、幹事同士でも共有しておきましょう。

返信の締切が過ぎて、出欠の情報が揃ったところで会場への人数報告をしましょう。

4.当日の段取り【時期：1か月～2週間前】

同窓会開催の1か月前くらいから、そろそろ当日の段取りを決めましょう。
おおまかに、以下のことがポイントになります。

• ●プログラム
• ●司会などの役割分担
• ●備品の調達

◆プログラム

同窓生と久しぶりに会うと、話が盛り上がって1日では語り足りないほど。ですから、プログラムの中心は歓談にするといいでしょう。
おすすめのプログラム例はこちら。

• １．司会から、同窓会開宴の挨拶
• ２．代表幹事挨拶と乾杯の音頭
• ３．歓談と会食
• ４．先生紹介と、先生からの一言
• ５．当時の写真のスライドショー/動画上映
• ６．司会から、閉会の挨拶
• ７．集合写真の撮影

青春時代の写真をスライドショー/動画にしての上映は特におすすめの演出です。
懐かしい瞬間を切り取った写真は、一瞬にして「あの頃」の空気感を呼び戻してくれるので、盛り上がること間違いなし！その時の気持ちや自分たちの幼さを愛おしく振り返る機会になるでしょう。
また、開催後は当日の写真を動画にして、欠席した方にも当日の様子を見せると喜ばれます。

スライドショー/動画作成なら、パソコンソフト『デジカメde!!ムービーシアター』で簡単に作成できます。「初心者には難しいのでは？」そんな疑問や不安を打ち消してくれるソフトです。手順は、使いたい写真やビデオ動画と演出テンプレートを選ぶだけのわずか2ステップ。あっという間に本格的なフォトムービーが完成します。

写真を加工したり、想い出の曲をBGMに入れたり、当時を振り返りながらフォトムービーを作るのも楽しいもの。
仲間が喜んだり驚いたりする表情を思い浮かべながら、ぜひ、心を込めて作成してくださいね。
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◆司会などの役割分担

当日の役割は、事前にしっかり決めておきましょう。同窓会当日のスムーズな進行で、成功率も変わってきます。
中でも必須な役割は、以下の４つ。

• ●受付
• ●司会進行
• ●会計
• ●写真撮影

他にも、以下の役割を決めておくと更にいいでしょう。

• ●誘導
• ●映像・音響
• ●食べ物・飲み物の調整

◆備品の調達

同窓会当日、意外と細々とした備品が必要になります。当日にあわてないよう、2週間前までには揃えておくといいでしょう。
また、映像・音響は担当する方が機材を把握しておく必要があるので、事前に会場でリハーサルすると安心です。
備品で必要となるものは、おおまかに以下のもの。

• ●出欠確認用の名簿
• ●先生への贈り物、参加者への記念品
• ●集金用の金庫
• ●つり銭のお札や硬貨
• ●カメラやビデオカメラ
• ●案内用の張り紙
• ●文具（ボールペン、マーカー、ハサミ、テープ類など）
• ●PCやプロジェクターなどの持ち込み機材
• ●BGMなどで使用する音源（CD、iPodなど）

他にも、必要になりそうなものがあれば幹事で相談し、用意しておきます。購入したものは必ず領収書をとっておいて、会計に報告することを忘れずに。
また、事前のリハーサルは、意外と重要です。幹事全員で会場でのリハーサルをしておくと当日安心です。トラブルも起こることを想定して、行いましょう。

5.同窓会当日

いよいよ同窓会当日。幹事は1時間前までに会場入りし、準備にとりかかりましょう。
必要な準備は以下になります。

• ●受付テーブル周りの設置
  （名簿・ペン・つり銭など）
• ●会場側の担当者と打ち合わせ
  （飲食物や進行についてなど）
• ●会場内のチェック
  （椅子・トイレ・クローク・喫煙スペースなど）
• ●機材準備とチェック
  （PC・カメラ・音響・マイク・プロジェクター・スクリーンなど）
• ●幹事同士での打ち合わせと段取りチェック

準備が整ったら、ついに同窓会開宴！久しぶりの再会を大いに楽しみましょう。

6.開催後にやるべきこと【時期：開催後1か月以内】

開催後も、実はやるべきことがあります。同窓会が終わったあとは、ほっとしてそのまま月日が経ってしまいがち。参加者の気持ちが新鮮で、楽しかった思い出が残っているうちにぜひ行ってほしいことは、こちらの2点。

• ●当日の写真・動画の共有
• ●先生方へのお礼状

◆当日の写真・動画の共有

同窓会当日に撮影した写真や動画は、参加者だけでなく欠席した方にも共有しましょう。インターネットのサービスを利用したり、CD-RやDVDにして配布してもいいでしょう。当日の写真でスライドショー/動画を作成して配ると、幹事として一目置かれるかもしれません。写真はフォトブックにしても素敵ですね。招待した先生方だけにでも、プレゼントしてはいかがでしょうか。

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◆先生方へのお礼状

当日お越しいただいた恩師の先生方には、1週間以内にお礼状をお送りします。当日の写真やフォトブックなどを同封すると大変喜ばれます。感謝の気持ちを込めてお送りしましょう。
お礼状作成にも、「筆まめ」がとても便利。定型文章でお礼状の文面もすぐに作成できます。
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番外コラム　同「窓」会は、なぜ窓なのか？

同窓会の「窓」には、どんな意味があるのでしょう？実は、この「窓」の語源は中国の故事から来ています。

晋の時代、車胤（しゃいん）と孫康（そんこう）という2人の青年がいました。車胤は貧しさゆえに、灯油が買えず、蛍を集めてその光で勉強しました。同じように貧しかった孫康は、窓辺に雪を積み上げて雪明りで勉強したんだとか。努力の末に高級官吏になった2人。この故事から、"苦労して勉学に励む"という意味の「蛍雪」「蛍窓」という言葉が生まれました。
そして、ここから、「窓」に「勉学の場」という意味が加わり、同窓＝同じ学校で、ともに学んだ仲間という意味になりました。

どなたにもきっと、ともに切磋琢磨した同窓生がいらっしゃると思います。同窓会では、ぜひ懐かしい昔話に花を咲かせてくださいね。

同窓会幹事が喜ぶ！便利なパソコンソフトまとめ

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