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ためになる!? はがきの豆知識

年賀状の宛名印刷もWordとExcelなら簡単!

普段はメールやSNSでやり取りをしていても、やはり年賀状や暑中見舞いといった季節のごあいさつは、はがきで出したいもの。そうは思っていても、「宛名書きが面倒!」「ワープロソフトの使い方がよく分からなくて・・・」と、つい作成が後回しになり、年賀状を出すのがいつもギリギリになってしまう方も多いのではないだろうか。
そこで今回は、「Microsoft Word(ワード)」と「Microsoft Excel(エクセル)」を使った年賀状の宛名印刷の仕方を紹介する。Office系のソフトに慣れていない人でも分かりやすいよう、順を追って説明するので、ぜひ参考にしてほしい。 もっと簡単に早く作業をしたい、という方は有料の年賀状ソフトも検討してみてもいいだろう。無料の体験版もあるので、一度試してみては。

※OS:Windows 7、Officeのバージョン: Microsoft Excel 2010、Microsoft Word 2010 を使用した場合の操作。

年賀状の宛名印刷の手順 その①

Wordの「はがき印刷ウィザード」を起動させる

すでにExcelで作成した住所録が手元にあるという人は、その住所録を利用することもできる。その場合、シートの1行目は、宛名に差し込む「フィールド名」を入力しておく必要がある。このフィールド名がWordの「はがき印刷ウィザード」で使うフィールド名と異なると、うまく宛名印刷できない場合があるので注意が必要だ。
そこで、ここでは、Wordの「はがき印刷ウィザード」でExcelシートを新たに生成し、そこに宛名データを入力していく方法を紹介する。

1.ワードを立ち上げたら、画面上部の「差し込み文書」タブをクリックする。次に、「作成」グループの中の「はがき印刷」をクリック。出てきたリストから「宛名面の作成」を選ぶ。

2.「はがき宛名面印刷ウィザード」のウインドウが立ち上がる。順を追って、操作を進めていこう。

年賀状の宛名印刷の手順 その②

Wordの「はがき印刷ウィザード」で情報の設定を行う

1.はがきの種類を選択する
年賀状は、郵便番号の入力位置などが通常のはがきと異なるので、ここでは必ず「年賀状/暑中見舞い(Y)」を選択する。「次へ(N)」をクリック。

2.縦書き/横書きを指定する
縦書き または 横書き どちらかを指定してクリックする。ここでは、縦書きを選んだ場合で説明をする。選択したら「次へ(N)」をクリックする。

3.書式の指定をする
「宛名/差出人のフォント(O)」のプルダウンから、お好みの字体を選択する。縦書きの場合、番地の書式が選べるようになっているので、必要であればチェック欄にチェック印を入れる。選択したら「次へ(N)」をクリックする。
※ここでは「CRC&G流麗太行書体」を選択した。

『筆まめでぃあ』からの、ワンポイントアドバイス

2で、「縦書き」を選択した場合は、[宛名住所内の数字を漢数字に変換する]、[差出人住所内の数字を漢数字に変換する]のどちらもチェックしておくと、全体に統一感が出て、見栄えが良くなる。
2で、「横書き」を選択した場合は、上記のどちらもチェックを外し、アラビア数字で印刷されるようにするのがおススメだ。

4.差出人(自分)情報を入力する
年賀状の差出人の欄に、自分の住所氏名などを印刷をしたい場合は、□にチェックを入れ、以下の情報を順番に入力していく。終わったら「次へ(N)」をクリックする。

5.差し込み印刷を指定する
※ここでは、「標準の住所録ファイル(M)」を選び、「ファイルの種類(T)」からMicrosoft Excelを選択し、「次へ(N)」をクリックする。

6.ウィザードを終了する
ウィザードの終了画面が現れるので、「完了(F)」をクリックして終了する。
はがき宛名面印刷ウィザードが終わると、年賀状の宛名面が表示され、相手の郵便番号・住所・氏名、差出人の郵便番号・住所・氏名が、どの位置に印刷されるのか確認できる。確認したら、「OK」をクリックする。
※位置の微調整などは、後で行うことができる。

7.Wordを終了する
いったん、ファイルを保存してWordを終了する。

年賀状の宛名印刷の手順 その③

住所録(宛名データ)を作成する

Wordの「はがき宛名面印刷ウィザード」で読み込む宛名データを、Excelで作成する。

1.「標準の住所録ファイル」を開く
手順②の5で指定した、「標準の住所録ファイル」を開く。説明の画像では、ライブラリ→ドキュメント→My Data Sourcesに保存されている「Address20.xlsx」が、標準の住所録ファイルとなっている。

2.データを入力する
表示された各項目に沿って、順次データを入力し、年賀状を送付する人の住所録を作成する。

3.住所録ファイルを保存する
データをすべて入力し終わったら、ファイルを上書き保存する。

年賀状の宛名印刷の手順 その④

宛名面のレイアウトを調整する

入力した住所録情報が、宛名面にどのように印刷されるか確認する。必要に応じて位置の調整などを行う。

1.手順②の7でいったん保存しておいたWordのファイルを開く。「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実施されます」と書かれたウインドウが開くので、「はい(Y)」を選択する。

2.③で作成した住所録のデータが、宛名面に反映されたものが表示される。「はがき宛名面印刷」タブの「データ」にある三角印のボタンをクリックすると、住所録に入力した宛名データを一つ一つ確認することができる。

3.表示されている文字列の位置や大きさを修正したいときは、細い線で囲まれた枠(フィールド)をクリックして選択状態にし、位置を移動させたり、枠の大きさを調整したりする。詳しくは、「文字ワク調整」のページでも説明しているので、参考に。

※そのほか、宛名印刷の編集方法や微調整については、「Microsoft Word 2010」のサポートページ「はがきに宛名を印刷する」も参考に。

年賀状の宛名印刷の手順 その⑤

宛名を印刷する

住所録データの宛名を印刷するには、通常の印刷操作ではなく、「はがき宛名面印刷」で行う。

1.まず「はがき宛名面印刷」のタブを開く。

・表示されている宛名のみ、印刷したいときは、「印刷」→「表示中のはがきを印刷」をクリックする。

・住所録全体を印刷したいときは、「印刷」→「すべて印刷」をクリック。必要に応じて、印刷するデータを選択してから、「OK」ボタンをクリックする。

2.印刷が開始する。プレビュー画面は出ないので、印刷操作を行う前に確認したり、試しに要らないはがきなどに印刷してみたりするとよい。

まとめ

住所録データは、一度作っておけば、その都度作成しなおす必要はない。データを更新していけば、宛名不明で年賀状が戻ってきてしまう心配もなくなるだろう。WordやExcelは、慣れてしまえば操作の簡単なソフトなので、比較的スムーズに宛名印刷をすることができる。とはいえ、住所録のリストが多い人は、入力にも時間がかかる。年賀状やあいさつ状を出すときは、時間や日程に余裕をもって準備をしておこう。

『筆まめでぃあ』からの、ワンポイントアドバイス

差出人のところを家族の連名にしたり、相手によって差出人の名前を変えたりすると、レイアウトの調整が必要になってくる場合がある。WordやExcelは、宛名書き専用のソフトではないので、初心者にとっては、作業が少し複雑に感じられるかもしれない。
もっと短時間で簡単に作業するなら、年賀状ソフトが便利。直観的に使える、分かりやすい年賀状ソフトを体験して確認することをおすすめする。

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