ITライターが検証 年賀状作成ソフトは年中活用！

年賀状作成ソフトは年賀状を出すためだけのソフトではなかった！ 発売されたばかりの『筆まめ Ver.27』を試してみて、数年ぶりに年賀状作成ソフトに触れたITライター太田が、その多彩な機能を徹底レポートする本連載。最終回となる第4回は、『筆まめ』だけの「おつきあい管理」機能をご紹介する。

トップに立つ人に共通しているのは、つきあいを大切にしていること

ライターという仕事上、これまでたくさんの人を取材してきた。大手企業の経営者からスタートアップの若きCEOまで、企業のトップを取材する機会にも恵まれたが、彼らに共通していたのが人脈、つまり人との出会いや、つきあいをとても大切にしているということだ。ある会社の社長さんは「私の仕事は顔をつなぐこと」と話していた。大切な縁をつなぎ、途切れないようにしていけば、やがてその縁がビジネスを良い方向に導いてくれるというわけだ。その社長さんに愛用の手帳をチラっと見せてもらったら、いつ誰に会ったかはもちろん、相手の近況やどんな話をしたかまで、細かい字でびっしり書き込まれていた。毎日たくさんの人に会うので、忘れないようにメモしているという。取材時にもなにやらメモをとっていたが、数日後、そのときのやり取りについてひと言添えた、ていねいな手書きのお礼状が届いてとても驚かされた。

私も一応フリーランスとして仕事をしているので、人脈の大切さは身に染みて分かっているつもりだが、頭では分かっていても、あの社長さんのように実際に行動に表さなければ、相手にはなかなか伝わらない。社長のようにこまめにお礼状を出すのは難しくても、せめて年賀状くらいは、相手を大切に思う気持ちが伝わるものにしたいと思う。その際に役立ちそうなのが、年賀状作成ソフトのなかでも、『筆まめ』だけに搭載されている「おつきあい管理」機能だ。

この連載の第1回でも少し触れたように、『筆まめ』には、一人ひとりの相手とこれまでどんなおつきあいをしてきたか、個別に管理できる機能が備わっている。その人といつどんな要件で会ったのかを「コンタクト履歴」として、メモしておくことができるのだ。さらにこの機能が秀逸なのは、個々のつきあいをビジネスとプライベートに分けて登録できる点。例えば同じ相手に、ビジネスシーンで会うこともあれば、プライベートで一緒に食事をすることもあるだろう。ビジネスとプライベートを分けておけば、年賀状に添えるひと言を、会社へ送るときはビジネスシーンでの話題に、自宅へ送るときはプライベートでのエピソードに──といった使い分けが可能になる。

「おつきあい管理」は「カード編集」メニューから起動できる。いつどのようなイベントで会ったのか、イベントと日時、相手を指定して登録するしくみ。種別は「プライベート」と「ビジネス」が選べるようになっている。備考欄に簡単なメモができるようになっている。

「また今度ぜひ！」のような社交辞令的な文言ではなく、過去のおつきあいにもとづくひとことを添えることで、このつきあいを大切にしたいという思いが、相手により伝わるはず。また備考欄にそのとき話したことや、行ったお店などをメモしておけば、次に会うときの参考にすることもできる。前述の社長さんには到底足下にも及ばないが、「おつきあい管理」を活用することで、私も多少は縁をつなぐことができるのではないかと期待している。

年賀状のシーズンだけでなく年中使えて、しかも大人のおつきあいに役立つ機能が満載の『筆まめ』は、私に年賀状作成ソフトの驚くべき進化を教えてくれただけでなく、縁をつなぐおつきあいの大切さを、改めて考える良いきっかけをくれた。これからもどんどん活用して、大人力を高めていきたいと思う。

文／太田百合子

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［第２回］「筆まめクラウド住所録」と「Web筆まめ」が大活躍

［第１回］実は年中使える年賀状作成ソフトの活用術