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ためになる!? はがきの豆知識

往復はがきの書き方や返信時のマナーをチェック!

往復はがきを返信するときに、書き方やマナーがあるのをご存じだろうか。普段の生活で往復はがきを出したり返信したりする機会はそれほど多くないが、だからこそ、いざというときに慌てずにすむよう、往復はがきの仕組み、書き方・送り方、返信時のマナーなどをしっかり押さえておこう。

往復はがきの仕組みを知ろう

差出人が相手にメッセージを送るための「往信用はがき」と、それに対して受け取った人が返事を返すための「返信用はがき」が、ひと続きの1枚の用紙で作られているはがきが、「往復はがき」だ。
往復はがきを送るときは、受け取り手の宛先が表となるよう、二つ折りにして投函する。受け取った人は、往復はがきを真ん中で切り離し、返信用に返信内容を書いて差出人に送り返す。

往復はがきを二つ折りにし、右開きにしてみよう。次のような順序ではがきが構成されているのが分かる。(ここでは、分かりやすいように、往復はがきの差出人をA、受け取り手をBとする)

1)まずBの宛名面が確認できる
2)次に折り目を開くと、見開きの右半分(1の裏面)には、AからBにあてたメッセージが書かれている
3)見開きの左半分は、Aの宛名面となる
4)3の裏側が、BからAに対して返信内容を書く面となる

往復はがきを真ん中で折らない状態で、両面を見てみよう。
片面は、
 ・Bの宛名と、BがAに対して返信内容を書く文面 が並んでおり、
もう一方の面は、
 ・Aの宛名と、AがBに対して伝えるメッセージ文を書く文面 が並ぶ。

日本郵便発行の往復はがきの場合は、Aの宛名面には緑色の切手が印刷され、Bの宛名面には、水色の切手が印刷されているので、見分けやすい。


往復はがきの書き方・送り方マナー

往復はがきには、普通の葉書にはない、独自の書き方ルールがある。マナーとして押さえておきたいポイントもあるので、しっかりチェックしておこう。


■往信の宛名面の書き方

送り先の相手の住所・氏名を書く。宛名の書き方はこちらを参照

■往信面のメッセージ

差出人から先方へ送る文章を書く。通常のはがき同様、あいさつ文などから書きはじめ、受取人へお知らせする情報を書きこむ。結婚式の二次会、同窓会などのご案内などを書く場合は、日時・会場・幹事の連絡先などを忘れずに記載しておく。

■返信の宛名

相手から返信はがきが送り返される宛名、つまり自分の住所・氏名を記載する。幹事となる人の住所氏名を記載しておくケースもある。いずれの場合も、名前の最後には「様」などの敬称は付けず、氏名の下のやや左寄りの位置に、「行(いき)」や「宛」を小さい文字で添えておく。

■返信の文面

相手に記入してもらう面。会合や式典の出席・欠席、メッセージなど、返信してもらいたい項目を過不足なく記載しておく。回答に手間がかからないよう、項目数やレイアウトはできるだけシンプルに、分かりやすくまとめておくとよい。

■往復はがきの投函

投函時には、必ず送り先の住所氏名が外側になるように折り目を付ける。

『筆まめでぃあ』からの、ワンポイントアドバイス

往復はがきは、投函時に二つ折りにしておかないと、往復はがきとみなされない。 自宅のプリンタなどで、折り目のない往復はがきを作成するときは、投函前に必ず折り目を付けるよう、注意が必要だ。詳しくはこちらを参照。

返信用はがきの書き方・送り方マナー

ここでは、往復葉書がよく利用される、「同窓会の案内状」をサンプルとして、返信用はがきの書き方・送り方を紹介する。

■返信する相手に付ける敬称

差出人から届いた、返信用はがきの宛名には、「様」などの敬称を付けるのを遠慮して、「行」や「宛」と書かれていることが多い。返信するときには、この「行」「宛」を2本の斜線で消し、その横に個人の場合なら「様」、会社や部署名などの場合は「御中」と書き換える。

■自分の名前に付いている敬称

当日の出席を書く欄は、あらかじめ「御出席」「御欠席」からどちらかを選び、○で囲むようになっている。このとき、「御」の文字を2本の斜線で消し、「出席」または「欠席」の文字のみ、○で囲むようにする。
同じく、「ご住所」「御住所」「お名前」「御芳名」と書かれているところは、「ご」「御」「御芳」の部分を2本線で消す。2文字以上の場合は斜線ではなく、縦方向の二重線で消すとよい。
結婚式など、お祝い事に関連する招待状の場合は、斜線を使わず、代わりに「寿」の文字を用いることもある。

■出欠席の回答に書き添えるひと言

出欠席の欄は、単に○を囲むだけでなく、ひと言書き添えると、より丁寧になる。
【出席の場合】
出席を○で囲んだら、その下に「させていただきます」や「いたします」と書く。
【欠席の場合】
欠席の下に「させていただきます」「いたします」と書き添えるだけでなく、その前に、「幹事、お疲れ様です。大変、残念ですが、所用のため(欠席させていただきます)」など欠席の理由を書いておくと、より丁寧で心のこもった返信になる。
結婚関連のご招待状の返信については、こちらも参考に

■投函のマナー

往復葉書は、真ん中で切り離し、返信用はがきのほうだけ投函する。間違って「往信部分」を投函したリ、切り離さないでそのまま投函することがないよう気を付ける。
返信は早いに越したことはないので、できるだけ早めに投函する。特に締切日や受付期間が決まっているような場合は、日程に余裕をもって返信する。

年賀状ソフトでもできる往復はがきの作成

『筆まめでぃあ』では、葉書の宛名印刷が自宅のプリンタでできる「年賀状作成ソフト」の使い方や、機能、特徴などを紹介している。
住所録機能や宛名印刷機能、葉書の文面作成のサンプルやひな型を兼ね備えている「年賀状作成ソフト」は、往復はがきの印刷もできるものが多い。招待状や案内状のように、一度にたくさんの枚数の往復はがきを作成したり印刷したりするのに大変便利だ。

ここで紹介する『筆まめ』にも、往復はがきの作成・印刷機能がある。
往復はがきの作成は、次の3ステップで簡単に行うことができる。

 ① 同窓会などの開催日時や場所などのお知らせ文(往信の文面)と、相手に出欠席などを記入してもらう面(返信の文面)を、それぞれ作成する
 ② 往復はがきを送る人たちの住所録を作成しておく
 ③ ①と②を組み合わせ、往復はがきを印刷する

『筆まめ』では、往復はがきが、見開いた状態で画面上で確認できるので、はがきの構成が分かりやすい。
片面には、「返信先(自分や幹事)の宛名 : 送り先へのメッセージ文」が、
もう片面には、「送り先の宛名 : 返信の文面」が、それぞれ並んで、宛名ウインドウに表示される。年賀状作成時と同様に、文字列の位置やレイアウトの調整も可能だ。
往復はがきの作成について、詳しい内容は、こちらの「年賀状ソフト活用例」を参照。

『筆まめでぃあ』からの、ワンポイントアドバイス

往復はがきの宛名と文面は、それぞれ往信分と返信分の2種類を作成しなければならない。何をどこに書いたらいいのか、分かりづらく感じる人も多いだろう。
『筆まめ』は、画面に現れるナビゲーションに沿って必要事項を入力するだけで往復はがきが作成できる「往復はがきデザイナー」の機能付き。画面の誘導に任せていけば、あっという間に往復はがきが完成するので、宛名と文面の組み合わせで迷いそうな人は、ぜひ試してみて。

まとめ

往復はがきを送ったり返信したりする機会はあまり多くはない。だからこそ、普段からきちんとしたルールやマナーを知っておかないと、いざというときに恥ずかしい思いをしてしまうことにもなりかねない。結婚式や同窓会といった、華やかな会の招待状などに使われることが多い往復はがき。せっかくのお祝いムードが台無しにならないよう、往復はがきの書き方をしっかりマスターしておこう。

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