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同窓会幹事必見!出欠確認の往復はがきからお礼状作成まで

往復はがきの案内状からお礼状作成まで!
同窓会を成功に導く5つのポイント(後編)
往復はがきの案内状からお礼状作成まで!
同窓会を成功に導く5つのポイント(後編)

前編では同窓会の名簿作成や会場選びについてご紹介しました。後編では、『筆まめ(※1)』を使った案内状の作成方法や出欠確認、出席者リストの作成やお礼状についてご紹介します。

※1 https://fudemame.net/products/hagaki/fudemame/merit4/#BIZASP001

<同窓会のポイント3>往復はがきの案内状で出欠確認!

同窓会の開催日時や会場が決まったら、次に準備するのは案内状。出欠確認をしなくてはならないので、案内状は往復はがきで送るのが最適です。『筆まめ』の「往復はがきデザイナー」機能を使えば、往復はがきの作成もお手の物。往信面と返信面もスムーズに作成でき印刷を間違えることもありません。また、『筆まめ』なら、テンプレートも充実しているので、シンプルなものだけでなく楽しい雰囲気の案内状を作ることもできますよ。

<同窓会のポイント4>往復はがきが返ってきたら出欠管理と出席者リストの作成を!

往復はがきの返信で出欠の連絡が届いたら、それをしっかりまとめておきましょう。『筆まめ』で作成した住所録なら、1つの連絡先に10種類までマークをつけられます。学年やクラスごとや、二次会の出欠などによってマークを変えて管理しておけば、分類・抽出・リスト化もスムーズ!一覧表印刷をすれば、「一次会」「二次会」と分けて出席者リストを作成することもでき、それがそのまま受付名簿として使えます。

<同窓会のポイント5>往復はがきの返信があった方に!開催後のお礼状&報告状

無事に同窓会が開催されたら、参加者へのお礼状や参加できなかった人への報告状を作成するのがおすすめ。その際、同窓会の当日に撮った集合写真などを載せると不参加の人にも楽しい雰囲気が伝わって喜ばれるでしょう。当日は、記念撮影をお忘れなく!写真入りのお礼状も『筆まめ』の「特急デザイナー」機能を使えば楽チン。デザインを選んで、イラストや写真を入れ替えて、印刷するだけの3ステップで完成します。これなら、同窓会が終わってすぐに作成し、送ることができますね。

同窓会の幹事は、名簿作成から会場選び、お礼状作成まで、並行してたくさんの準備を進めなければなりません。しかし、『筆まめ』があれば、同窓会準備のさまざまなことに対応できるのでとても便利です。幹事になったらぜひ活用して同窓会を成功に導いてくださいね。

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