同窓会幹事必見！出欠確認の往復はがきからお礼状作成まで

同窓会は青春の一時期をともに過ごした仲間と再会できる楽しい機会。たまにしかない貴重な集まりを成功させるために、同窓会の幹事を任されたら、どんなことに気をつけて、どのように準備を進めればよいのでしょうか。５つのポイントをご紹介します。

＜同窓会のポイント１＞往復はがきの案内状を送る、その前に！

同窓会を開催するときには、まず名簿作成をする必要があります。これを元に案内状を送付したり出欠管理をしたりするので、名簿は間違いのないよう最初にしっかり作成しておかなければなりません。
名簿作成に便利なのが『筆まめ』。入力作業など手間のかかる準備がかんたんにできます。すでに管理している住所録や名簿は、Excelや「筆王」「筆ぐるめ」など他社のはがき・住所録ソフトで作成したものでも、画面の案内に従った簡単な操作で筆まめ用に変換できます。
最初から名簿を作る場合は、郵便番号か電話番号を入力するだけで住所を自動で表示してくれるので、入力ミスが防げるのも大きなメリットでしょう。

＜同窓会のポイント２＞重要な会場選び！出欠確認の往復はがきを送る前に決めておこう！

同窓会を成功させるために、とても重要なのが会場選び。注意しておくとよいポイントが３つあります。

【１】　場所
大事なのが会場となる場所選びです。小・中・高の同窓会の場合は、学校の最寄り駅の近くがおすすめ。集まりやすいのはもちろん、当時の懐かしい思い出に浸るのに最適です。同窓会の参加率は、会場の立地次第で大きく変わってきます。多くのメンバーが集まりやすい場所を、あらかじめ探っておくとよいでしょう。

【２】　お店のタイプ
会場の選び方次第で同窓会の雰囲気は変わってきます。ホテルで盛大なイベントとして行う、居酒屋を貸し切ってわいわい楽しむ、レストランなどで華やかなパーティーを行うなどのパターンが考えられるので、幹事でよく話し合って決めましょう。

【３】　会費
会費が高すぎると出席率に微妙に影響があるかもしれませんね。フリードリンクや恩師への花束などが含まれた “同窓会プラン” が充実していたり、割引クーポンが使える会場があったりするので、参加しやすい価格内で収まるように情報を集めてみましょう。

会場が決まったら、次はいよいよ出欠確認を兼ねた往復はがきの案内状を作成＆送付ですね。後編では、案内状の作り方や当日の出欠管理、お礼状の発送などについてご紹介します。ぜひチェックしてくださいね。