新社会人必見!名刺管理の重要性と管理方法をご紹介
それぞれのメリット&デメリットは?
新入社員の入社や人事異動や部署名変更などで、名刺交換をする機会が増えるこの時期。もらった名刺はその都度整理しておかないとすぐに溜まってしまい、必要なときに探し出せなくなってしまいます。メールアドレスや住所の確認をするなど、使いたいタイミングで名刺が活用できるようしっかり管理しておくことが大切です。
名刺の役割と名刺管理の重要性をおさらいしよう
名刺は、ビジネスシーンでは自己紹介アイテムとして必須。今後も関係をつなげていくためのツールとしても大切なものです。単に連絡先を交換するだけでなく、名刺交換時のちょっとした会話によって、お互いの印象が残り、今後の仕事がスムーズに運ぶことも。そうした雑談から新しい仕事の獲得につながることもあります。名刺をきっかけにつながった人々は、働く上での「財産」です。いただいた名刺はしっかり管理して、情報収集や顧客獲得、人脈の開拓のために活用しましょう。
名刺管理・アナログ編―整理ボックスやファイルの活用!
●メリット
アナログな名刺管理の方法と言えば、整理ボックスやファイル、名刺フォルダを使う方法。昔ながらのこの方法は、五十音順・業種別・時系列など、自分にとって分かりやすい方法でカテゴリー別に分類しておけるので便利です。また、名刺に直接、もらった日時や相手の印象、どんな話をしたかなどの情報を書き留めておけば、より鮮明に記憶に残ります。整理ボックスやファイルはひとつ用意すればたくさん収納できるので、コストがそれほどかからないのも高ポイントです。
●デメリット
デジタルデータで保管する方法に比べると、名刺を探し出すのに時間がかかります。また、収納に場所を取ります。
アナログな名刺管理方法は、参照性がよく、管理する名刺の枚数がそれほど多くない場合にはおすすめの方法です。